O orçamento escolar é uma das melhores ferramentas para permitir que o planejamento escolar seja efetuado, mostrando como os recursos financeiros serão utilizados durante determinado tempo, já que o planejamento pode ser mensal, bimestral, semestral, anual, bianual e assim por diante.

Com o orçamento, pode-se entender como a receita será distribuída, bem como os investimentos que deverão ser realizados pela instituição de ensino. Para que o orçamento seja feito, é necessário utilizar dados estimados, uma vez que a receita e as despesas poderão aumentar ou diminuir. Por isso, os colaboradores deverão trabalhar com flexibilidade para estarem preparados para mudanças.

Normalmente, o orçamento é realizado nos últimos meses do ano, preparando a empresa para o ano seguinte e nessa época, já é possível ter boas previsões! Para saber como fazer um bom planejamento financeiro para escola, leia nosso post até o final! Vem com a gente!

Qual a importância de um planejamento financeiro saudável?

Com um planejamento saudável, é possível que todos os gestores tenham uma visão geral sobre a vida financeira da escola por determinado tempo. Assim, fica mais fácil definir quais serão os próximos passos que a escola precisa dar. Por exemplo, mostrará se o período será de vacas magras e redução de custos ou de investimentos fortes para conseguir ampliar ainda mais o número de alunos.

Além disso, com um planejamento saudável, as metas a serem alcançadas ficam mais claras, dando mais possibilidades para que a empresa entenda se ela está se aproximando ou se distanciando dos seus objetivos. Vale a pena lembrar que não existe gestão sem metas claras.

O planejamento financeiro faz com que as decisões da escola sejam mais fundamentadas. Se você receber, por exemplo, uma proposta de expansão de unidades que exigirão um grande investimento, será importante consultar no planejamento o valor para investimento disponível. Assim, você poderá avaliar as possibilidades para concretizar essa oportunidade. Se não for possível, você poderá, até mesmo, cortar áreas para levantar o capital.

Quais são as principais dicas?

Veja agora quais são as principais dicas para melhorar o planejamento escolar, assim como seus resultados.

1. Listar prioridades

Para criar um bom planejamento financeiro para escola, é fundamental elencar as prioridades para o próximo período. Isso dependerá das condições internas e externas vividas pela instituição. Caso existam muitos gastos desnecessários, uma das prioridades pode ser a redução de custos em processos pouco importantes para a atividade-final da instituição.

Por outro lado, a empresa pode ser afetada por novas escolas que apareceram na região. Com isso, torna-se necessário reformular os métodos de ensino e investir em novas ferramentas pedagógicas. Assim, as grandes prioridades da instituição serão recuperar o espaço perdido e investir.

Ou seja, antes de começar a fazer o planejamento financeiro, a empresa deve ter em mente, de maneira clara, quais são os próximos passos da instituição. O orçamento deverá colocar tudo isso em prática.

2. Acompanhar entradas e saídas

Para que o planejamento seja efetivo, é fundamental acompanhar as entradas e saídas da instituição. A partir de um levantamento, ficará mais fácil para sua escola entender como os processos podem ser otimizados. Por exemplo, ao entender que as entradas demoram mais tempo para entrar em caixa devido à inadimplência, a escola poderá contratar ferramentas para se comunicar, de maneira eficaz, com os pais com débitos a fim de propor melhores condições para os pagamentos.

Além disso, é notável que o gasto com copos descartáveis tem aumentado muito durante os últimos meses. Então, que tal comprar garrafas, tipo squeezes personalizados com a marca da empresa, para evitar gastos com copos? Dessa maneira, a marca da escola é fortalecida e os gastos com copos são evitados.

3. Otimizar o fluxo de caixa

Ao acompanhar as entradas e saídas da escola, você já otimizará o fluxo de caixa. Entretanto, você pode ir além. Para começar, categorize as receitas e despesas. Com isso, as futuras decisões serão mais fundamentadas, já que você saberá com exatidão quais são as áreas que mais estão consumindo os recursos da instituição.

Para tudo isso, seu planejamento deve ser claro e coerente. Se você deseja diminuir custos e manter os pés no chão no próximo ano, não é coerente colocar vários investimentos não atrelados à atividade-fim da instituição.

Da mesma maneira, deve estar bem clara a condição financeira atual da escola, bem como quais medidas podem ser tomadas para reverter possíveis prejuízos ou mesmo melhorar o fluxo de caixa. Os colaboradores devem estar bem afinados para executarem atividades que convirjam para um mesmo fim.

Por fim, seja realista nas previsões financeiras. Mais importante que contar com grandes mudanças no planejamento é conseguir executar as metas do seu planejamento. Conte também com possibilidades (que não estão sob o seu controle) negativas. O que acontecerá em caso de uma crise financeira? Aumento excessivo do dólar? Crise institucional? Leve tudo isso em consideração.

Quais ferramentas podem ser utilizadas?

Diversas ferramentas de gestão próprias para educação podem ser utilizadas. Algumas delas cobrem as principais operações da empresa, como matrícula, cobranças, entradas e saídas e setores pedagógicos, dando à escola uma visão mais completa sobre a sua saúde financeira. Além disso, permitem a criação de gráficos, o que torna a tomada de decisão mais eficiente.

Além disso, há empresas especializadas em conseguir captar mais alunos para sua instituição. Um ótimo recurso é a macro captação de alunos. Com ele, você poderá aumentar as matrículas em grande escala e, consequentemente, a entrada de recursos, o que contribui para o planejamento escolar da sua instituição.

Agora que você sabe como o planejamento financeiro para escola é importante e quais são as principais dicas para fazê-lo, é hora de colocar a mão na massa e definir os próximos meses. Dessa maneira, você terá mais condições de enfrentar a concorrência com a saúde financeira em dia.

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