Um dos maiores problemas que as instituições de ensino em geral enfrentam atualmente é descobrir formas de reduzir a inadimplência escolar. Afinal, as mensalidades são a principal, quando não a única, fonte de renda da instituição. Assim, quando não há entrada de recursos, todas as atividades ficam comprometidas e, em casos mais severos, a consequência pode ser a falência da escola.

Por isso, é muito importante, tanto para os alunos quanto para a instituição de ensino, saber como gerenciar a questão dos pagamentos usando estratégias que possam reduzir o número de inadimplentes. Para isso, trazemos, na continuação do artigo, algumas ações que podem ser tomadas pela escola. Confira!

Envie mensagens lembrando do pagamento

Muitas vezes, a inadimplência é causada unicamente por esquecimento e desorganização do estudante. Nesse caso, é uma boa estratégia sempre enviar mensagens para lembrar da data do pagamento. Isso pode ocorrer por e-mail, SMS ou mesmo — se devidamente autorizado pelo estudante — WhatsApp e outros aplicativos de comunicação.

O envio da mensagem deve ser feito em data próxima da cobrança, para que não se perca. Afinal, se o problema do estudante for realmente a desorganização e o esquecimento, um envio muito adiantado não servirá ao propósito e um envio no dia anterior provavelmente o alcançará sem preparo para efetuar o pagamento.

Ademais, deve-se evitar o bombardeamento de lembretes, especialmente se o estudante em questão já está inadimplente. Isso porque a cobrança excessiva pode gerar constrangimentos, os quais, na Justiça, podem ser entendidos como passíveis de indenização por dano moral. Logo, o ideal é enviar um ou dois lembretes, no máximo.

Tenha uma equipe financeira preparada

A organização financeira da instituição de ensino é tão importante quanto a dos próprios alunos. Afinal, como seria possível cobrar a inadimplência quando sequer se sabe quem ou quanto está devendo? Uma equipe financeira é essencial para organizar as finanças, fazer os balanços, acompanhar os pagamentos, prestar contas e calcular a taxa de inadimplência.

Uma taxa de inadimplência esperada por qualquer escola é de até 5%. Entre 5% e 10%, a situação é preocupante e já devem ser tomadas as primeiras medidas. Acima de 10%, começa a comprometer estruturalmente o funcionamento da instituição, momento em que se deve verificar efetivamente os motivos de tantos estudantes estarem inadimplentes.

Facilite as formas de pagamento

Uma outra importante estratégia que ajuda a diminuir a inadimplência escolar é oferecer diversas formas de pagamento. Além de dinheiro e cheque, é possível trabalhar com outros métodos que podem garantir maior eficácia, tais como boletos bancários e cartões de crédito.

A vantagem do boleto bancário é que o estudante pode recebê-lo pelo sistema ou e-mail e efetuar o pagamento em qualquer agência bancária ou local credenciado. Muitas experiências em instituições de ensino demonstram que essa forma de pagamento é bastante eficiente para combater a inadimplência.

Além disso, fazer o pagamento em cartão de crédito com cobrança mensal também dá uma grande segurança, mesmo havendo taxas um pouco mais altas.

Renegocie a dívida em casos mais complicados

Os casos mais graves de inadimplência devem ser contatados com novas condições de negociação. Afinal, é melhor oferecer descontos e prazos do que não receber nada. No entanto, a renegociação de dívida deve ser uma estratégia utilizada apenas com os estudantes com uma inadimplência grave, em geral, superior a três meses.

Afinal, se a falta de pagamento chegou a esse patamar, o mais provável é que o aluno esteja com sérias dificuldades financeiras, com risco, inclusive, de abandonar o curso, o que gera um ônus muito grande para a instituição de ensino e também para o próprio estudante. Portanto, entrar em um acordo pode ser o melhor para ambas as partes.

Premie aqueles que estão adimplentes

Criar programas de premiação e bonificação para quem está adimplente é um exemplo de reforço positivo para combater a falta de pagamento. Esses programas podem ser prêmios dados a quem paga em dia mensalmente, descontos para pagamentos semestrais ou bonificações de diversos tipos no final do período letivo.

Mas é preciso ter atenção para não constranger, com a premiação, os alunos inadimplentes. Portanto, fazer uma lista pública, quadros ou entregas de prêmios na frente de toda a comunidade pode ser considerado uma forma de constranger, o que pode acarretar ações pedindo indenização por dano moral.

Automatize o processo de cobrança

Para auxiliar na cobrança, o ideal é utilizar processos automatizados. Assim, a equipe financeira pode se preocupar com o que realmente importa e é necessário, ao confiar em um sistema que gere e envie as mensagens de lembretes, os boletos e outras comunicações financeiras de praxe para os estudantes.

Automatizar os processos, além de garantir a ausência do erro humano, pode representar uma forma de inovação na gestão escolar e economia substancial a médio e longo prazo, pois permite concentrar a força de trabalho dos empregados em aspectos em que ela realmente é necessária, poupando-os de atividades repetitivas que podem ser executadas por um software.

Atente para as leis para evitar cometer infrações

A relação entre aluno e instituição de ensino é regida, legalmente, pelo Código de Defesa do Consumidor. Isso significa que há direitos e deveres para as duas partes nessa relação que precisam ser considerados nas situações de inadimplência e que, se não observados, podem levar a problemas jurídicos.

Nesse sentido, o referido código garante aos alunos inadimplentes os direitos de não ser desligados durante o período, de fazer as provas e receber os boletins e notas, assim como de não ter documentos retidos e não sofrer qualquer tipo de constrangimento, como cobranças públicas ou exposição.

O Código de Defesa do Consumidor, contudo, reserva às instituições de ensino a possibilidade de não renovar a matrícula em casos de inadimplência e fazer a cobrança por meios legais e razoáveis.

Portanto, é preciso tomar cuidados especiais para reduzir a inadimplência escolar, mas, ao mesmo tempo, ser razoável na hora de cobrar e procurar sempre compor uma negociação entre a instituição e o estudante. Nesses casos, um bom acordo é o melhor caminho.

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