Muitas oportunidades são perdidas por conta da perda de tempo nas escolas, algo que atrapalha o processo decisório e faz com que os comportamentos sejam antiquados. Você sabia que a burocracia administrativa é como um grande dificultador para o desenvolvimento da escola?

Reduzir a burocracia é uma forma eficiente e eficaz de contribuir com a melhoria da gestão escolar, isso porque será possível identificar falhas gritantes no sistema educacional, gerenciar recursos, conquistar novas matrículas, fortalecer os laços entre a família e a escola, entre outros pontos relevantes.

Tendo isso em vista, neste post você encontrará dicas para reposicionar suas ações e minimizar o índice de decisões burocráticas para que os processos fluam naturalmente. Acompanhe o texto até o fim e entenda!

Defina as prioridades da instituição

Antes de qualquer decisão a ser tomada como gestor, você precisa estipular qual será o planejamento estratégico por trás disso, sendo que alguns fatores são determinantes para o bom funcionamento da instituição. A princípio, definir a missão, a visão, os valores, os indicativos de aprendizagem e as diretrizes educacionais, por exemplo, são essenciais e devem constar no projeto político-pedagógico.

Sabendo exatamente quais os objetivos que a escola pretende alcançar, fica mais tranquilo lidar com questões administrativas e evitar perdas de tempo. Perceba que quem costuma não saber aonde quer chegar, tende a se enrolar com várias obrigações e perder oportunidades valiosas de ter uma boa produtividade.

Forme bons profissionais

Os bons líderes são aqueles que não se veem em uma posição egocêntrica e buscam, incessantemente, passar o legado para formar novos iguais. Empoderar os colaboradores e fazer com que o corpo docente tenha mais autonomia, ou seja, sem que todas as decisões tenham que passar por você, faz com que os processos sejam bem mais dinâmicos no dia a dia da escola.

A uniformidade de informações precisa ser uma premissa clara no ambiente também, pois é inconcebível que um colaborador detenha um cabedal de conhecimento sobre determinada tarefa e os outros fiquem à mercê de suas decisões. Por isso, sempre que possível, trabalhe com treinamentos periódicos para alinhar os conhecimentos, fazendo com que todos estejam cientes de suas funções primordiais.

Melhore a comunicação interna e externa

Você deve saber que os ruídos na comunicação são prejudiciais para qualquer ambiente de trabalho, sendo que, nas escolas, isso pode trazer um agravante a mais por conta de lidar com jovens e, consequentemente, seus responsáveis legais. A comunicação precisa ser a melhor possível para evitar quaisquer desavenças entre ambas as partes, por isso a escola precisa estar aberta ao contato com a sociedade.

Com relação aos processos internos, quando identificamos falhas na organização, a tendência é que haja uma burocracia administrativa excessiva e, normalmente, os departamentos não tenham muita ligação. Sendo assim, trabalhe para integrar as áreas da escola, propondo eventos educacionais que gerem uma participação conjunta e façam com que os esforços sejam multiplicados para entregar algo de qualidade.

Delegue boa parte das tarefas

Os gestores dispõem de muitas responsabilidades para executar, tais como determinar o conteúdo e as disciplinas a serem oferecidas, captar recursos para atrair novos alunos, coordenar o corpo docente, entre outros aspectos. Assumir diversas tarefas fazem com que muitos processos fiquem atravancados e os projetos não tenham o andamento que era esperado, não é verdade?

Partindo desse princípio, o ideal é delegar algumas tarefas mais básicas para que você tenha uma gestão de tempo melhorada. Isto é, questões administrativas que envolvam decisões contábeis, aparato logístico de materiais educacionais e o plano de marketing, por exemplo, podem ser terceirizados, a fim de otimizar a produtividade e não desgastar seu processo decisório.

Tenha um bom uso dos recursos

Um dos grandes responsáveis pela burocracia administrativa é o uso excessivo de papeladas, isto é, milhares de documentos que necessitam de um carimbo, uma assinatura, um reconhecimento em cartório e assim por diante. Isso acaba atravancando alguns processos e, com isso, pilhas e pilhas de papel se amontoam em vários departamentos.

Para se ter uma ideia do quanto isso é prejudicial não só para a escola, mas para o meio ambiente, de acordo com dados do Instituto Akatu, uma folha de papel A4 consome cerca de dois litros de água para ser produzida. Utilizar sistemas para organizar esses processos e disponibilizar matrículas online, por exemplo, são duas formas que podem minimizar a burocracia e, até mesmo, melhorar a produtividade.

Utilize a tecnologia como aliada

O uso da tecnologia no sistema educacional é de suma importância e ninguém pode negar, afinal, a transformação digital nas escolas contribui bastante para aprimorar os níveis de aprendizado e proporcionar aulas cada vez melhores. As novas gerações estão completamente inseridas nesse mundo e você, provavelmente, deve saber que os métodos tradicionais de ensino não são suficientes para prender a atenção deles.

A tecnologia pode ser uma aliada poderosa em vários setores da sua escola profissionalizante, servindo para capacitar os profissionais, agilizando a produtividade nos departamentos e auxiliando na captação de alunos. Optar por metodologias ágeis fazem com que as decisões sejam direcionadas e objetivas, o que pode resolver vários dos problemas corriqueiros.

Atualize-se constantemente

Óbvio que além de prestar atenção em todos os fatores anteriormente explicados, você precisa se atualizar constantemente para remodelar suas ações sempre que for necessário. Acompanhar as tendências da educação é uma forma de estar à frente das concorrentes e entregar um ensino de qualidade para milhares de alunos — o que pode representar uma fatia maior de mercado inclusive.

Métodos educacionais como o design thinking, o sistema STEAM de interdisciplinaridade e o ensino de linguagem de programação, por exemplo, são excelentes formas de inovar diariamente na escola. Isso permite que as aulas fiquem interativas, haja menos evasão escolar e os professores se sintam motivados para exercerem com afinco sua profissão.

Como visto ao longo do artigo, existem várias maneiras de minimizar a burocracia administrativa de forma efetiva e, com isso, alavancar o negócio e trazer rentabilidade para seu empreendimento escolar.

Afinal, como você costuma lidar com os processos burocráticos na sua escola? Deixe seu comentário no post para conversamos melhor a respeito do assunto!